Pourquoi déléguer son secrétariat à une assistante indépendante ?
Augmenter le chiffre d’affaire de votre entreprise en envoyant rapidement vos devis, en réactivant et en fidélisant vos clients.
Récupérer de la trésorerie en suivant les règlements et en relançant les impayés, tout en vous consacrant à votre cœur de métier, c’est possible !
La solution : faire appel à une assistante indépendante.
Vous êtes chef d’entreprise, TPE ou PME, vous gérez une association ?
Afin de vous consacrer à votre cœur de métier, vous avez besoin d’une secrétaire, d’une assistante pour une mission ponctuelle.
Vous souhaitez une collaboration plus régulière sur de petits créneaux horaires ?
Le choix de la polyvalence
L’assistante indépendante a déjà bénéficié d’une ou de plusieurs expériences professionnelles. En tant que prestataire, elle a l’habitude de gérer plusieurs clients. Cela lui confère une importante capacité d’adaptation et de polyvalence.
Elle sera à même de répondre à vos besoins les plus variés en matière de gestion d’entreprise :
L'assistance commerciale
Votre entreprise connaît un pic d’activité ? Elle fait face à une concurrence importante ?
Votre impératif : gagner et fidéliser vos clients.
Vous souhaitez, ponctuellement ou sur le long terme, trouver une assistante polyvalente à même de maîtriser tout votre processus commercial.
De la prospection au SAV en passant par les relances devis et impayés.
De par sa polyvalence et son expérience, votre assistante commerciale prend en charge tout le service d’administration des ventes de votre entreprise.
Épaulé dans la gestion commerciale, vous avez donc le temps de vous consacrer pleinement à votre cœur de métier !
Vous pourrez ainsi lui confier toutes les responsabilités administratives liées au cycle de vente :
– Prospection, démarchages
– Gestion des devis, factures et relances
– Expédition des commandes
– Contrôle et enregistrement des contrats de vente
– Coordination entre les différentes services (commercial, transport, comptabilité…)
– Recouvrement de créances clients…
Le secrétariat et l'assistance administrative
Le secrétariat joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d’une entreprise.
Les missions de l’assistante administrative sont au cœur de l’activité quotidienne. Exigeant, ce poste nécessite disponibilité, réactivité, efficacité.
Le but : vous assister dans la gestion et l’organisation administrative de votre entreprise.
Véritable bras-droit du dirigeant, l’assistante administrative prend en charge les nombreuses tâches quotidiennes qui vous éloignent de votre cœur de métier :
– Rédaction professionnelle, relecture
– Saisie de données (CRM, excel…)
– Montage de dossiers (demandes de financement, certifications, labellisations…)
– Correspondance avec les prestataires (transporteur, comptable…)
– Classement des documents comptables
– Gestion des notes de frais…
La communication
Savoir communiquer est essentiel dans le contexte économique actuel.
Nombre d’entreprises ont compris que c’était un des éléments-clés pour générer du chiffre d’affaire !
Les objectifs :
– Être identifié et vous démarquer de vos concurrents
– Communiquer à bon escient avec vos clients
– Valoriser votre entreprise par la communication institutionnelle
– Promouvoir vos produits
– Savoir communiquer avec votre équipe : transmission d’information, médiation
Les solutions :
– Optimisation de votre référencement sur les moteurs de recherche
– Création et suivi de comptes sur les réseaux sociaux
– Modélisation de supports de communication
– Organisation de la circulation de l’information
L'organisation des activités et des tâches courantes
Optimiser une organisation d’entreprise, c’est :
– Perfectionner ses processus et la qualité de son fonctionnement interne
– Mobiliser le personnel afin que tous focalisent leur énergie pour atteindre les objectifs
Il y a autant d’organisations possibles… que de dirigeants !
Afin de développer et pérenniser votre entreprise, pensez à déléguer à votre assistante :
– L’optimisation et l’organisation de votre déplacements
– L’optimisation du travail administratif
– La mise en place et le suivi d’un processus qualité, adapté à vos besoins
Le choix de la souplesse
Vous pouvez faire appel aux services d’une secrétaire indépendante pour :
– Une mission ponctuelle
– De manière régulière pour un petit volume horaire
Quelques heures par semaine ? Un à plusieurs jours par mois ? Une semaine ? Un mois ?
Seul le travail effectué est facturé !
De plus, vous ne vous engagez pas sur la durée.
Grâce au secrétariat freelance, vous pouvez bénéficier des compétences d’une secrétaire professionnelle pour quelques heures de travail.
L’assistante indépendante sait s’organiser afin de travailler :
– Au sein de votre entreprise
– De chez elle, à distance, pour une intervention sur toute la France comme à l’international.
Vos besoins, votre budget évoluent ? Les services de l’assistante indépendante s’y adaptent parfaitement.
Le choix de la maîtrise du budget
Une fois les objectifs et le budget définis ensemble, votre secrétaire indépendante vous adresse un devis, une proposition commerciale.
En externalisant vos tâches administratives et commerciales à une secrétaire freelance, vous évitez les coûts cachés (congés payés, indemnisation, RTT, charges et taxes diverses sur les salaires).
Vous ne payez pas de TVA sur la prestation.
Pas non plus besoin d’investir dans l’installation d’un nouveau poste de travail : votre secrétaire freelance dispose de son propre matériel !
Le choix de la simplicité, de la confidentialité
En tant que prestataire, votre assistante indépendante sera à même de respecter les délais et objectifs fixés ensemble.
Indépendante et expérimentée, elle sera à même de vous conseiller tout en menant à bien le projet défini ensemble.
Son objectif : votre satisfaction !
Une fois les objectifs et le budget définis, votre assistante indépendante vous adresse un devis, une proposition commerciale. Ensuite, c’est très simple ! Vous êtes facturés en fin de mission ou en fin de mois.
Selon l’importance de la mission, il est également possible de convenir d’un contrat de prestation de service.
Seront alors clairement définis les obligations et les droits du client (votre entreprise) et du prestataire de service (votre assistante).
Votre assistante indépendante est tenue de respecter le RGPD et vous pouvez également lui demander un engagement de confidentialité.
Un sondage OpinionWay commandé en 2015 par American Express et repris par « le Figaro » démontre que les entrepreneurs passent « Une heure chaque jour à régler les problèmes :
“Durant sa journée de travail, le dirigeant de TPE consacre seulement la moitié de son temps à l’exercice de son cœur de métier (54%) et une heure par jour à gérer des problèmes en tout genre.
Des problèmes qui peuvent parfois prendre des proportions démesurées, puisque 5% des patrons y consacrent la moitié de leur temps ou plus.
Plus généralement, le patron de TPE passe un quart de son temps à la relation clients et aux démarches commerciales.
Une proportion qui grimpe jusqu’à un tiers de son temps pour les entreprises des secteurs de l’industrie et du BTP.
Quant à la gestion de l’entreprise, elle lui prend en moyenne 21% de son temps, soit 16% pour la gestion administrative, comptable, financière et 4,4% pour la gestion des ressources humaines.”
Alors n’hésitez plus ! Libérez-vous du temps afin de le consacrer à ce que vous faites le mieux : votre métier !
L’assistante indépendante est là pour vous épauler. Secrétariat, assistance administrative et commerciale, communication, organisation des activités, tâches courantes… Elle sait faire !
Option simple et rassurante, les services d’une assistante indépendante vous assurent la continuité de votre activité en ne payant que le strict nécessaire !
